Januari 2016, de BIG BANG in Nunspeet. In één keer zaakgericht en digitaal werken. Een grote verandering voor de gehele organisatie. Nu vijf maanden later starten we een evaluatie met de gebruikers om te horen hoe de verandering is ervaren en aan welke verbeteringen behoefte is. Het terug gaan naar de gebruiker is één van de belangrijkste onderdelen in het project Zaakgericht werken. De verbinding met de gebruiker loopt als een rode draad door het project. In deze blog wil ik jullie laten zien hoe de eindgebruiker meegenomen wordt in dit proces.

Vanaf begin 2015 ben ik vanuit Dino4 betrokken bij het project. Samen met projectleider Arjan Lam (Nexus Consulting) zijn we elk onderdeel van het project gestart met een sessie waarbij alle betrokkenen werden uitgenodigd. Er werd hier gebrainstormd en gezamenlijk een strategie bepaald. Zo is iedereen vanaf het begin betrokken bij het proces. Daarna werd er door de werkgroep een zogenaamd ´aanvalsplan´ opgesteld. Hier is concreet omschreven wat er gerealiseerd moet worden. Zo werd er voor de inrichting van het zaaksysteem beschreven van welke generieke inrichting er gebruik werd gemaakt en welke functionaliteiten hierin zijn opgenomen. Hierbij werd rekening gehouden met landelijke ontwikkelingen, ervaringen van andere gemeenten en de technische mogelijkheden van het zaaksysteem. Met behulp van het aanvalsplan is er een sterke basis gecreëerd waar op kan worden voortgebouwd.
Toen de basis was gerealiseerd werd er direct een sessie ingepland met onze ´super users´. Deze vakinhoudelijke eindgebruikers zijn het aanspreekpunt van zijn of haar afdeling en zijn speciaal aangesteld voor het project zaakgericht werken. Tijdens deze sessie konden alle super users hun persoonlijke input geven en gezamenlijk beslissingen nemen. Zij bepaalden bijvoorbeeld de lay-out, specifieke gegevensvelden, de indeling van het scherm en zorgden voor de vorming van de zaaktypencatalogus. Deze input werd opgepakt, verwerkt en teruggekoppeld aan het team.
Na de zomer was het zaaksysteem ingericht en tijd voor de 2 T´s. Testen en Trainen. De super users kregen een inlogaccount om het een en ander te testen. Daarnaast maakte DIV het systeem zich eigen door wekenlang te testen met post en archiefstukken. Hierdoor werd er ervaring opgedaan en werden de kinderziekten er uitgehaald. Tegelijkertijd werd de gehele organisatie getraind. Omdat we de afgelopen maanden intensief contact hebben gehad met de eindgebruikers was het voor ons duidelijk wie waar behoefte aan had. We hebben onze training hier op afgestemd. Zo werd er voor het KCC extra aandacht besteed aan de zoekfuncties en kreeg het management een extra toelichting op managementinformatie. Iedereen werd hierdoor klaargestoomd voor de BIG BANG.
We zijn nu bijna een half jaar verder en we zien dat deze voorbereiding zijn vruchten afwerpt. Super users pakken hun rol op de afdeling en DIV is aanspreekpunt, brengt de problemen in kaart en zorgt voor oplossingen. DIV heeft vanaf januari een nieuwe rol als gebruikersondersteuner. Met een persoonlijke benadering en proactief handelen wordt de eindgebruiker ondersteund. Deze benadering wordt erg gewaardeerd in de organisatie.
De eerste paar weken digitaal werken verliepen niet altijd even soepel, maar de organisatie weet dat eventuele problemen serieus worden opgepakt, opgelost en teruggekoppeld. Daarom heb ik zin om de komende maanden weer met deze mensen om tafel te zitten en ons te verdiepen in oplossingen die het digitaal werken nog meer tot een succes maken!

Alice Strating
Mijn volgende blog gaat over de Do’s en Don’ts bij het koppelen van applicaties. Heb je vragen of suggesties mail naar alice.strating@dino4.nl

Super users en aanvalsplannen: Zaakgericht werken in de gemeente Nunspeet