01 september 2015

In het kader van efficiëntere bedrijfsvoering heeft de gemeente Nunspeet de beslissing genomen om zaakgericht te gaan werken. Een applicatiearchitectuur die op een logische en efficiënte manier gegevens uitwisselt, is daarvan een belangrijk onderdeel. Daarom is Nunspeet gestart met het koppelen van het zaaksysteem, CiVision Zaakafhandeling (CZA) van PinkRoccade Local Government, en de documentcreatieapplicatie van iWRITER, op basis van de KING-standaard Documentcreatieve services.

Koppeling

Om de kwaliteit van haar dienstverlening te verbeteren, heeft Nunspeet  als doel gesteld dat alle medewerkers vanuit een zaak gaan werken. Wil dat werken, dan moet wel alle informatie rondom een zaak centraal in een zaaksysteem ontsloten worden. Arjan Lam, projectleider zaakgericht werken bij de Gelderse gemeente, geeft aan dat “de koppeling tussen CZA en iWRITER essentieel is om dit goed te laten functioneren”. Door sjablonen automatisch te vullen met authentieke gegevens vanuit het zaaksysteem gaat de kwaliteit van de gegevens omhoog en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening.

“Met de koppeling krijgen de gebruikers in CZA de sjablonen te zien die bij de betreffende zaak horen en kan er een document worden gemaakt met gegevens uit de zaak. Alle relevante gegevens voor de zaakafhandeling worden door CZA aangeleverd en in het document geplaatst. Dit kan volledig automatisch gebeuren, maar er kan ook nog extra input van de gebruiker worden gevraagd. In dit laatste geval kan de gebruiker in een vertrouwde (web)omgeving het document verder bewerken. Vervolgens wordt het document weer opgeslagen bij de zaak.”

Bij de koppeling tussen CZA en iWRITER wordt gebruikgemaakt van de KING-standaard Zaak- en Documentservices. Voor de gemeente Nunspeet en beide betrokken leveranciers was dat niet meer dan logisch. Allen onderkennen het belang van de standaard en beschouwen de standaard als van doorslaggevend belang om vernieuwingen binnen de applicatiearchitectuur mogelijk en gemakkelijker te maken.

‘Verandering in gedrag’

De invoering van zaakgericht werken vergt draagvlak. Een goede gebruikersvriendelijke koppeling helpt bij het realiseren van dat draagvlak. Daarnaast is steun vanuit bestuur en management onontbeerlijk en het is cruciaal dat eindgebruikers het belang van de verandering onderschrijven. Daarom is veel communicatie en afstemming nodig. Over wat er gaat veranderen, voor wie en wanneer. “Zie het niet als een systeemverandering, maar als een verandering in gedrag en een nieuwe manier van werken, waarbij de applicaties maximaal ondersteunend moeten zijn”, zo schetst Arjan Lam. “De medewerkers moeten hiermee gaan werken en dus is hun input erg belangrijk”.

De input van de medewerkers is ook om een andere reden hard nodig. De gemeente Nunspeet heeft een grote verscheidenheid aan sjablonen, waarvan een groot gedeelte nooit wordt gebruikt. “De gebruikers zijn nodig om te achterhalen welke sjablonen mee moeten worden genomen naar de nieuwe manier van werken”, aldus Lam.

Technische kennis in huis

In totaal zijn de leveranciers acht weken beziggeweest met technisch en functioneel testen van de koppeling. “Je moet dan denken aan zo’n halve dag per week”, aldus Alice Strating, functioneel beheerder en adviseur informatiemanagement bij de gemeente Nunspeet. “Daarnaast steek je er als gemeente zelf ook veel tijd in. Tijdens het inbouwen wil je zelf constant achterhalen of dit de situatie is waar je heen wilt. Daarbij is het  noodzakelijk dat je iemand binnen je eigen organisatie hebt die gedegen technische kennis bezit. Wanneer bepaalde berichten bijvoorbeeld niet worden uitgewisseld, zoals de gebruikers dit voor ogen hebben, is het prettig om dit goed uit te kunnen leggen aan de leveranciers. Zij kunnen de wijziging dan eenvoudiger en sneller doorvoeren.” Strating geeft als advies mee dat het handig is altijd álle betrokken leveranciers bij een wijziging te betrekken. “Dit zorgt ervoor dat het sneller duidelijk wordt vanuit welke applicatie de wijziging moet worden doorgevoerd. Maak vooraf duidelijke afspraken over dit proces en voorkom dat je er ‘tussenin’ komt te zitten.”

Verloop

Arjan Lam geeft aan dat de gemeente Nunspeet tot nu toe tevreden is over het verloop. “In januari van dit jaar hebben we een planning opgesteld over de transitie richting zaakgericht werken van tien tot twaalf maanden. Tot op heden lopen we op schema en we verwachten in januari in de hele organisatie ‘live’ te gaan. Wat betreft de koppeling hebben we momenteel het technische en functionele gedeelte bijna rond. De afronding staat voor deze maand (september) gepland. Daarna volgen nog trainingen voor de medewerkers, zodat zij een goede start kunnen maken met deze manier van werken.”

Bron: https://www.kinggemeenten.nl/winstpakkers/nieuws/gemeente-nunspeet-king-standaard-als-essentieel-onderdeel-van-zaakgericht-werken

Succesvolle aanpak implementatie zaakgericht werken