SharePoint van chaos naar controle

15 september 2016

Ik was vanmorgen op bezoek bij een hoofd informatie-voorziening ergens in het land. Toen de secretaresse zijn kamerdeur voor mij opende stond hij in de vensterbank in een half geopend raam. Hij poogde verwoed het klemmende raam verder open te schuiven. Ik verzin dit niet. Wel stond ook hier de SharePoint chaos bijkans tot aan de lippen. Ja, de primaire processen waren redelijk op orde en gedigitaliseerd, maar men vroeg beter niet naar de zorgvuldige opslag in de ondersteunende taken, bij financiën, bij inkoop, bij projecten of gebouwbeheer. SharePoint teamsites en document-bibliotheken, beheerd, onbeheerd, tot zover het oog reikte.

Waarom gaat dit nu precies zo in zoveel organisaties?

Eerder schreef ik tips om SharePoint implementaties te laten mislukken of slagen, al naar uw verwachting en doelstelling. En eigenlijk worden de belangrijkste fouten mijn inziens nog steeds gemaakt. Mijn top drie voor deze keer:

1. Geen structuur;
2. Geen recordsmanagement;
3. Geen governance.

Chargeer ik? Ja ik chargeer. Natuurlijk is er in SharePoint implementaties iets van structuur te vinden. Maar waar in documentmanagement systemen het structureren werd overgelaten aan een functioneel beheerder, die men niet altijd helemaal kon volgen maar wel zijn gang mocht gaan met voorschrijven, is structuur in SharePoint schijnbaar overbodig. De functioneel beheerder deelt op verzoek een ‘site’ of ‘site-collectie’ uit en wenst de gebruiker een prettige wedstrijd. Dat ook in SharePoint kan worden geprofiteerd van (geautomatiseerde) toekenning en overerving van metadata wordt overgeslagen. Minimale metadata, bijvoorbeeld om een proces te herkennen, zou een geweldige aanvulling kunnen zijn om achteraf de archivering op te baseren. Maar ook standaardfunctionaliteiten als inhoudstypen (bijvoorbeeld voor het onderscheiden van documentsoorten), metadatakolommen of managed metadata en versiebeheer. Het vooraf ontwerpen en inrichten kan daarmee voorkomen dat migraties een onontwarbaar volume aan documenten oplevert. Niet te scheiden in belangrijk/onbelangrijk, te bewaren/te vernietigen, concept/definitief, etc.

Ik schreef al eens eerder dat recordsmanagement te vaak een project voor later is. Ik kan voorspellen, wie wacht met recordsmanagement ziet na een paar jaar al door de bomen het bos niet meer in zijn SharePointomgeving. Onbeheerde sites, vertrokken eigenaars, content met onduidelijke status. We zien de ellende om ons heen (Herman Brood). Terwijl een op archivering voorbereide SharePoint implementatie de eindgebruiker geen (over-)last zou hoeven bezorgen. Die hoeft niet te weten welke bewaartermijn bij zijn werkproces hoort. Maar wil best graag een dossier kunnen sluiten, als hij of zij daar de mogelijkheid maar voor had gekregen. Dat is allemaal in te richten in SharePoint, maar vraagt meer dan een klik op de (standaard) teamsite sjabloon.

Waar vroeger die functioneel beheerder waakte over het DMS, is vrijheid of anarchie nu het adagium geworden. Dat is wel wonderlijk, want voor de meeste andere bedrijfskritische applicaties of platforms zou men dat wel uit het hoofd laten. Een kolommetje erbij in SAP of het HRMsysteem? Dacht het niet. Maar gek genoeg is dat met SharePoint wel een gemeenschappelijke werkwijze geworden. En zeg niet dat er geen guidance voorhanden is op dit terrein. Kijk bij Microsoft zelf (hier – en print de poster) of ga te rade bij de frisse teksten over o.a. governance van Sharegate. Een plan hoeft geen boekwerk te zijn, of in beton gegoten. Maar een duidelijk eigenaarschap, gecombineerd met duidelijke teamverantwoordelijkheden op tactisch en sturend niveau helpen wel. En natuurlijk de betrokkenheid van recordsmanagement in dat team. Het gebrek aan belangstelling voor de risico’s van gebrekkige governance is echt verbazend als je ziet hoeveel organisaties en bedrijven inmiddels vertrouwen op SharePoint voor de opslag van documenten en informatie.

In de laatste AIIM Industry Watch (alleen gratis voor leden) beschrijft 62% van de ondervraagde organisaties en bedrijven SharePoint als ‘main, secondary or legacy ECM/DM/RM system.’ En 40% van de respondenten ‘SharePoint as their “main” system.’ Wel 37% beschouwt integratie van recordsmanagement in een single-suite ECM systeem (zoals SharePoint) tot de strategie. Ook laat de enquête zien dat compliance en risicomanagement belangrijkere drijfveren voor hun informatiemanagement zijn geworden. Ondertussen noemen dezelfde organisaties en bedrijven hun e-mailmanagement ‘chaotisch’ (39%). Herkenbaar nietwaar. Ik zeg vaak, al doe je helemaal niets aan recordmanagement, koop alsjeblieft een e-mail tool voor Outlook/SharePoint, dat kan heel snel schelen in die verloren gewaande mailtjes (tenzij ze beter moesten verdwijnen natuurlijk).

Wat zegt de Industry Watch over de issues met content lifecycle management in organisaties en bedrijven?

“In addition to the 64% reporting chaotic file shares and 48% chaotic email, 35% feel their electronic records management is chaotic, and 34% their SharePoint. Enterprise file share-and-sync (EFSS) and workplace social are not generally well-governed – a recipe for future chaos.”

Dus misschien valt het bij uw organisatie mee en kan het raam nog even dicht blijven! Structuur, recordsmanagement en governance: vandaag beginnen.


Door: Eric Burger

Bron: Ericburger.nl