Bijna iedereen binnen ons vak is inmiddels wel bekend met MoReq2010. Maar wie kent het DLM Forum dat verantwoordelijk is voor MoReq2010? Het DLM Forum is min of meer het belangrijkste Europese orgaan op ons vakgebied. En sinds dit jaar heeft het forum een Nederlandse voorzitter! Alle reden voor mij voor een gesprek met de Herman van Rompuy van het recordsmanagement, Eric Ketelaar.eric ketelaar

Eric, van harte gefeliciteerd met je benoeming. Hoe word je voorzitter van het DLM Forum?
“Tja, dat is eigenlijk een lang verhaal. Ik ben al heel lang betrokken bij dit initiatief. In 1996 maakte ik als algemeen rijksarchivaris deel uit van een commissie die de aanleiding was voor het oprichten van het DLM Forum. Het forum was aanvankelijk een platform voor de Nationale Archieven van de EU-lidstaten.
Het bestuur van het DML Forum is het Executive Committee, dat uit zijn midden steeds voor drie jaar een voorzitter kiest. Zo is het met mij ook gegaan. In 2010 werd ik namens Nederland op verzoek van Martin Berendse (de algemene rijksarchivaris) lid van het Executive Committee. In 2011 werd ik secretaris en dit jaar vroegen de leden van het Committee mij om voorzitter te worden. Ik heb het voorlopig voor een jaar geaccepteerd, want hoe eervol ook, het is een functie die erg veel werk met zich meebrengt. Nu er een paar maanden geleden een managing director is aangetreden, ga ik uitvoerende taken aan hem overdragen, zodat ik hopelijk in de zomer mijn functie kan overdragen aan een nieuwe voorzitter.”

Het DLM Forum bestaat al een behoorlijke tijd. Zit er ontwikkeling in het forum?
“Jazeker! Aanvankelijk hield het forum zich bijna uitsluitend bezig met het tot stand brengen van de MoReq (de eerste MoReq dateert uit 2001). Dat is eigenlijk jammer van een gezelschap waarin zoveel deskundigheid bij elkaar is gebracht. Eerlijk gezegd was dat ook een van de redenen waarom Martin Berendse mij vroeg toe te treden tot het forum: om er wat meer schwung in te brengen. Dat is eigenlijk heel aardig gelukt, wanneer je ziet dat de scope van het forum inmiddels wordt verbreed van het opstellen van MoReq naar een visie op en een rol in information governance.”

Dat moet je even toelichten. Wat is precies de relatie tussen information governance en recordsmanagement?
“Kijk (de professor in Eric neemt bezit van de praatstoel), information governance is in feite een holistische benadering van de functie van informatiemanagement (zie http://tinyurl.com/d8zu2h5). Dat betekent dat de benadering van information governance over de grenzen van de traditionele disciplines heenreikt. De bedoeling is om op boardroom-niveau in gesprek te komen. Als je het bekijkt in het perspectief van het negenvlaksmodel van Rik Maes hebben we het hier dus over de middelste kolom, die van informatiemanagement. Alle aspecten. zoals recordsmanagement, beveiliging, interoperabiliteit, kwaliteitszorg, langetermijnbewaring et cetera, dragen bij aan information governance. Je kunt MoReq2010 ook beschouwen als instrument dat veel meer in zich draagt dan alleen een eisenpakket voor de aanschaf of upgrade van een recordmanagementsysteem. Trouwens, de naam van MoReq is ook niet voor niets veranderd, met instandhouding van het acroniem. In 2001 spraken we nog van Model Requirements for the Management of Electronic Records, maar MoReq2010 staat voor Modular Requirements for Record Systems. Het is hierbij belangrijk om je te realiseren dat Record Systems veel verder reiken dan de RM-module van je DMS of ECM. MoReq2010 biedt een modulaire benadering van services (diensten) die het recordsysteem levert, gericht op interoperabiliteit, waarbij de recordservice niets meer of minder is dan een van de kernservices in de service-based architecture naast de classificatieservice, het model metadataservice en andere services die ten dienste van de businesssystemen (zoals een financieel systeem of een systeem om vergunningen te verlenen) staan en ook recordsysteem zijn.”

Het klinkt helemaal niet als iets voor de nationale archieven, die zich toch vooral bekommeren om erfgoed.
“Dat vind ik eerlijk gezegd onzin. Ik bestrijd dat de essentie van archief iets te maken heeft met erfgoed. Erfgoed gaat over het gebruik van archief en is daarmee eigenlijk een politieke kwestie. Toekomstige vragen kunnen nooit een basis voor selectiebeleid zijn. Archiefwetenschap gaat over het ontstaan en beheer van archief. De traditionele scheiding tussen erfgoedsector en documentaire informatievoorziening komt vooral doordat verschillende wetten verschillende rollen benoemen. Er zijn daar op rijksniveau ook verschillende ministers voor (BZK en OCW). Maar het is eigenlijk een overleefde scheiding die steeds minder bruikbaar is. Hierdoor is er alleen maar een extra handicap om aan tafel te komen in de boardroom. We moeten beseffen dat het werkveld van start gaat in de zgn. dynamische fase, bij het ontstaan van data (eigenlijk zelfs al eerder: bij de bouw van het recordsysteem). Digitaliseren gaat niet over het achteraf digitaal maken van fysiek archief, want we praten over records die digital born zijn. Interoperabiliteit wordt hierbij steeds belangrijker en het is een opdracht voor DIM om dat voor elkaar te krijgen. MoReq2010 biedt DIM hiervoor een uitstekend handvat. Data en metadata samen zorgen voor behoud van de oorspronkelijke structuur, wat noodzakelijk is voor de bewijskracht ten behoeve van de verantwoording.”

Is het nog wel nodig om structuur aan te brengen? Je hoort wel stemmen die menen dat een flinke zoekmachine voldoende middel is om alle informatie later terug te kunnen vinden.
“Het alleen maar opslaan van data is natuurlijk doelloos. De structuurelementen van een record bepalen nu juist het doel van de data. Het blijft noodzakelijk structuur aan te brengen in de data, al is het alleen maar voor de bewijskracht. De structuur geeft betekenisregels die van data informatie maken. Data plus structuurelementen maken reconstructie mogelijk, en dat staat aan de basis van compliance en zorgt voor accountability. Bovendien is het veel efficiënter om vooraf structuur aan te brengen dan om achteraf op ICT te vertrouwen.”

Als ik het goed begrijp, wordt de professie van informatiemanagement steeds ingewikkelder.
“Ja, dat klopt. Maar ook steeds belangrijker. In de VS wordt de recordmanager genoemd als een van de belangrijkste functies in grote organisaties. Dat is niet verwonderlijk, want enkele spraakmakende rechtszaken hebben pijnlijk duidelijk gemaakt hoezeer slechts recordmanagement tot schade kan leiden (denk aan Enron, Intel). De grote uitdaging is het onderwerp bespreekbaar te krijgen in de bestuurskamers, want daar hoort het thuis gezien de verreikende consequenties. Hierbij hoort de erkenning dat het beheer van je records geld bespaart maar ook geld kost, niet incidenteel, maar structureel, als onderdeel van de beheerslasten van een organisatie. De DIV-professie moet zich in de bestuurskamer melden met een systeem voor alle werkprocessen en duidelijk maken dat zij hiervoor de benodigde expertise heeft. En dan heb ik het niet over recordsmanagement, want dat is maar een middel. Ik praat over information governance. DIV moet zich bezighouden met het management van de activiteiten van de organisatie, de ‘zaken’. Daarvoor is het nodig om je te nestelen in de werkprocessen zelf, omdat een centrale voorziening noodzakelijk is voor het beheer van zaken in verband met de compliance, accountability, governance. De centrale voorziening levert services aan alle systemen.
Dat is al een hele opgave, maar er komt nog meer bij. Zo hebben we in toenemende mate te maken met de vervaging van de grenzen tussen formeel optreden en optreden als privé-persoon. Hoe hoger in de organisatie, des te vager wordt dit onderscheid. Ook dat heeft gevolgen voor je informatiebeheer. En dan zijn er nog de nieuwe media. De tijd dat de DIV’er zich alleen met papier bezig hield ligt al ver achter ons. De DIV’ers moeten niet afwachten, maar bovenop de social media springen. Ik vind sowieso dat iedere DIV’er een Twitteraccount moet hebben. Na Haren kunnen we Facebook en Twitter niet meer ontkennen als relevante media.”

Je kunt wel merken dat je voorzitter van een internationale club bent. De Engelse termen vliegen me om de oren.
“Ook aan de toegankelijkheid wordt hard gewerkt hoor! Zo zijn er steeds meer talen waarin bijvoorbeeld MoReq2010 wordt vertaald. De eerste vertaling (in het Kroatisch) is al formeel gecertificeerd. Bij een (althans in vergelijking tot de oude situatie) steeds belangrijker wordende discipline hoort ook internationalisering. Let wel: steeds meer ketensamenwerking houdt niet op aan de landsgrenzen. Bij een nieuw vak hoort deels ook een nieuwe taal, en, ik denk, deels ook een nieuw zelfbeeld (identiteit) van de beroepsgroep. Ongeacht hun leeftijd zullen DIV’ers met de ‘digital born’-generatie mee moeten groeien. In ieder geval moet DIV oppassen zich niet in de ICT-hoek te laten drijven. Techniek is een apart vak en moet ook apart blijven van informatiemanagement, want dat is ook een vak apart.
Overigens, bij dit alles moet wel worden opgemerkt dat MoReq wel degelijk ook kan worden toegepast op fysieke records, al geef ik onmiddellijk toe dat de focus van het DLM Forum natuurlijk ligt op digitaal.”

Tot slot, hoe zie je de toekomst van het DLM Forum?
“DLM Forum heeft ambities om zijn vleugels verder uit te slaan. Aan de ene kant bedoel ik dat geografisch: we zien steeds meer belangstelling uit landen buiten Europa, onder meer uit Latijns-Amerika. Daarnaast is de strategie erop gericht om ook de industrie te betrekken bij de kaderscheppende activiteiten van DLM. Inmiddels zien we dat steeds meer bedrijven lid worden van DLM, niet alleen softwareproducenten, maar ook zakelijke dienstverleners. Dat vind ik een goede ontwikkeling. We moeten de krachten en kennis bundelen. Ik voorzie niet op korte termijn een geheel nieuwe MoReq. Dat kan ook niet, want er moeten nog drie modules voor MoReq2010 worden ontwikkeld (er zijn er inmiddels twee klaar). Bovendien is het niet verstandig om nogmaals een radicale (zoals ten opzichte van MoReq2) verandering te willen. Daarmee zouden we zowel gebruikers als producenten van MoReq2010-compliant toepassingen tureluurs maken. Het hoeft ook niet, want de nieuwe modulaire vorm waarin services en plug-in modules worden gedefinieerd, is behoorlijk tijdsbestendig. Een laatste onderdeel van de ambitie is MoReq2010 te integreren in industriespecifieke applicaties (gezondheidszorg, financiën, kortom “all fields of human endeavour where the sound management of records is an essential prerequisite”). MoReq2010 kan – beter dan vele van de normen die de laatste tien jaar het licht hebben gezien – de grenzen van bedrijfsprocessen, organisaties en landen overstijgen. Dat maakt de zaak een stuk eenvoudiger voor iedereen en zorgt er bovendien voor dat internationalisering van organisaties eenvoudiger wordt.”

We nemen afscheid na een gesprek waarin het hele vakgebied over tafel kwam. Het is geen wonder dat Eric Ketelaar gevraagd is voor het voorzitterschap van DLM. Hij mag dan formeel met emeritaat zijn, de invloed van zijn denkbeelden is groter dan ooit. Het zal me niets verbazen als hij na aandringen van de forumleden aanblijft volgend jaar. Ik vind dat we daar best een beetje trots op mogen zijn. VOC-mentaliteit? Het past wel bij een voormalig algemeen rijksarchivaris.

(Gert-Jan de Graaf is tevens hoofdredacteur van het vakblad Od, waarin dit artikel ook gepubliceerd is.)

 

Interview met Eric Ketelaar
Getagd op: