Event Digitale Transitie (EDT)

Aanleiding
De omslag naar digitaal werken heeft ingrijpende gevolgen voor de medewerkers in organisaties. Dat geldt zowel voor de eindgebruikers in de primaire en ondersteunende processen als voor de medewerkers die de eindgebruikers bij die omslag faciliteren, zoals IT-ers, informatiemanagers, informatiebeheerders, DIV-ers etc. Het gevolg van de digitale transitie is dat werkzaamheden, verantwoordelijkheden, rollen en taken rondom de informatievoorziening veranderen en verschuiven. Dit blijkt dikwijls niet vanzelf te gaan waardoor projecten op dit gebied vaak moeizaam verlopen. Met het Event voor de Digitale Transitie (kortweg EDT) wil Dino4 een bijdrage leveren aan het leggen van een stevige basis voor een breed gedragen en succesvolle digitale transitie.

Doel
De focus van het EDT ligt op de medewerkers die door de digitale transitie worden geraakt. Vanuit hun perspectief wordt de impact van de digitale transitie geobserveerd en besproken. We zoeken antwoord op de volgende vragen:
o Voelen de eindgebruikers zich betrokken bij nut en noodzaak van de digitale transitie? Zijn zij hierop voorbereid?
o Wat is de impact van de digitale transitie op houding, gedrag en cultuur van de organisatie?
o Hoe zou het werken in de nieuwe situatie er uit moeten zien voor wat betreft de opslag, verwerking en toegankelijkheid van informatie? Is voor iedereen duidelijk wat zijn rol en verantwoordelijkheid in de nieuwe situatie is? Hoe zit het in dit verband met de digitale duurzaamheid?
o Is het nieuwe samenwerken met de ondersteunende medewerkers voor iedereen duidelijk?
o Kan iedereen overweg met de nieuwe digitale omgeving?

Tijdens het EDT worden mogelijke barrières bespreekbaar gemaakt, verbeteracties uitgezet en ondersteuning in het gebruik verhelderd en georganiseerd. Het EDT is hiermee onderdeel van de aanpak voor de implementatie van digitaal werken. EDT richt zich primair op houding, gedrag en (samenwerkings)cultuur.

Opzet
Het EDT bestaat uit de volgende onderdelen:

A. Het vooronderzoek
Het vooronderzoek bestaat uit interviews met opdrachtgever, lijnmanager(s), medewerkers en ondersteunende diensten als IC, IM en DIV. We onderzoeken wat de organisatie met digitaal werken wil bereiken, wat de impact van de transitie is op de dagelijkse manier van werken, en waar eventuele blokkades zitten.

Het vooronderzoek wordt uitgevoerd door een tweetal specialisten. De omvang van de te interviewen doelgroep wordt in onderling overleg vastgesteld. Documentatie wordt door de organisatie beschikbaar gesteld.
De uitkomsten van het vooronderzoek worden teruggekoppeld aan en besproken met opdrachtgever en lijnmanagement. Het resultaat van het vooronderzoek wordt ingebracht in het Event zelf.

B. Het Event
Het Event zelf duurt een dag en wordt begeleid door een viertal specialisten.
De dag heeft drie onderdelen:
1. Aan het begin van het Event worden de resultaten uit het vooronderzoek gepresenteerd en plenair gedeeld en besproken.
2. Daarnaast worden ervaringen in andere organisaties gedeeld en worden gezamenlijk afspraken en spelregels en gedragsregels voor digitaal samenwerken opgesteld.
In het derde deel worden deze gedeeld met ondersteunende medewerkers. Centraal staat de vraag op welke ondersteuning de medewerkers van de organisatie kunnen rekenen, hoe het samenspel zal worden georganiseerd en wie voor wat verantwoordelijk is.

C. Nazorg (facultatief / naar behoefte)
Mogelijkerwijs ontstaat er tijdens het Event behoefte aan verdere uitwerking van bepaalde onderdelen of aan begeleiding bij het proces van implementatie. Dino4 zal een verslag van het Event met de belangrijkste bevindingen en punten van aandacht opstellen. Dit verslag heeft ook tot doel om te verspreiden onder de medewerkers die niet bij het Event aanwezig konden zijn.

Het Event is maatwerk. Kosten zijn afhankelijk van omvang programma en aantal deelnemers