E-depot: digitale duurzaamheid wordt concreet

10 april 2017

Sinds het rapport De Dementerende Overheid alweer 11 jaar geleden verscheen vergast de Erfgoedinspectie ons bij tijd en wijle op een rapport over digitaal archiveren. En meer in het bijzonder wat er allemaal aan mankeert. En daar word je niet vrolijk van. De Erfgoedinspectie is niet te benijden: de conclusies van 11 jaar geleden zijn eigenlijk nog steeds geldig: er is zoveel niet in orde dat onherstelbaar informatieverlies op grote schaal nog steeds een levensgroot probleem vormt. Sterker, de omvang van de problematiek is fors toegenomen.

Ofschoon langzaamaan het probleem van de digitale duurzaamheid wel algemeen erkend wordt, is het oplossen van dit probleem nog oneindig ver weg.

Archiefvormers (zorgdragers in wettelijke terminologie) weten niet wat ze moeten doen. Ze worden niet bepaald geholpen door wetgever en Nationaal Archief. De wet en regelgeving is onvoldoende, het barst van de regiemiddelen die elkaar vaak in de weg zitten en bovendien ofwel niet gebruikt worden of wel voortijdig afgebroken of wel in scope geminimaliseerd.

Nu is digitale duurzaamheid lastig, technisch ingewikkeld, en het kost veel werk. Dikwijls wordt het dan ook afgeschoven naar de facilitaire dienst of ICT, die er niets mee kunnen.

Al meer dan 10 jaar is het Nationaal Archief druk in de weer om op basis van een concept uit 2002 (het OAIS-model) een e-depot in elkaar te schroeven. Hoe lastig kan het zijn? De software wordt door een Engels bedrijf geleverd. Inmiddels is er zoiets als een depot, maar eentje waarbij je materiaal erin kunt stoppen (dat heet ingest) maar dat is het dan. Eruit halen lukt niet, want je kunt niet zoeken in de inhoud van het depot. Zoekfunctionaliteit moet nog gemaakt worden….

Wat ligt er onder deze treurnis? Dat is de onaangepastheid aan de nieuwe digitale werkelijkheid. We werken niet digitaal, maar we werken en denken analoog met digitale hulpmiddelen. We zijn op vier terreinen niet aangepast aan de nieuwe werkelijkheid:

  1. We zijn conceptueel niet aangepast
  2. We zijn organisatorisch niet aangepast
  3. We zijn juridisch niet aangepast
  4. We zijn technisch niet aangepast

We staan er dus slecht voor. De reguliere wegen bewandelen (aansluiten bij het Nationaal Archief of Regionaal Historisch Centrum) gaat het probleem de eerste jaren niet oplossen.

Wat dan? Je kunt ervoor kiezen om deelgenoot van de misère te worden en dus af te wachten. Je probleem wordt weliswaar met de dag groter, maar gedeelde smart is halve smart.

Je kunt je ook gaan verdiepen in de problematiek en bezien welke alternatieve oplossingen er zijn. Er zijn zaken die wel opgepakt kunnen worden. Dino4 kan hierbij helpen.

Gert-Jan de Graaf