Workshop e-depot voor een RHC (Regionaal Historisch Centrum) en haar zorgdragers

Introductie
Als RHC (archiefbewaarder) wilt u de digitale collecties van de organisaties uit uw verzorgingsgebied verwerven, beheren en digitaal toegankelijk maken. Als gemeente (zorgdrager) wilt u voldoen aan archief- wet en regelgeving en uw digitale collecties overdragen aan het RHC. Uw organisaties hebben dezelfde ambities maar het realiseren van deze gemeenschappelijke doelstellingen blijkt lastig in de praktijk. Succesvolle overbrenging naar een e-depot is niet moeilijk – maar vereist een goede afstemming,  samenwerking, kennis van archieven en ICT, en begrip tussen de archiefbewaarder en de zorgdrager.

Om dit te bereiken hebben Dino4 en Content Strategy samen een workshop ontwikkeld met als doel om de archiefbewaarder en de archiefvormers goed te laten samenwerken aan een gemeenschappelijk project. In de workshop worden hen werkwijzen en sjablonen aangereikt waarmee digitale  duurzaamheidsdoelstellingen kunnen worden bereikt.

De combinatie Content Strategy / Dino4 garandeert kennis en ervaring op het gehele spectrum van het record continuüm, van creatie tot duurzame digitale archivering. De vertrouwdheid met beide werelden (voorheen documentaire informatie voorziening en archief) geeft een belangrijke meerwaarde bij het laten samenwerken van archiefvormers en archiefbeheerders.

Inhoud
De workshop is opgebouwd uit de volgende thema’s:

Visie richt zich op het ontwikkelen van een gewenst toekomstbeeld en ambitie op digitale archiefdienstverlening aan burgers, gemeenten en particuliere archiefvormers. Afhankelijk van de keuze voor digitale diensten en het gewenste groeipad, wordt ook de business case uitgewerkt. Er wordt gewerkt met een set van digitale diensten gebaseerd op onze best practices. Het gaat om twee zaken: 1. duurzaam digitaal beheren en 2. ter beschikking stellen.

In de ontwikkeling van visie is niet alleen het eindplaatje van belang, maar vooral de stappen op weg daar naartoe. De eerste stap zal immers de scope van het te starten project zijn. Hierover moeten alle  projectleden (van de kant van archiefbeheerder en van de kant van de archiefvormer) het eens worden.

Inrichten gericht op de inrichting van de processen die leiden tot duurzame digitale opslag en publicatie in de organisaties en het selecteren, eventueel aanschaffen en inrichten van ICT hulpmiddelen. Belangrijke onderdelen van dit thema zijn Architectuur, het Programma van Eisen en een Plan van Aanpak.

Aansluiten gericht op alle activiteiten om te komen tot een duurzame aansluiting van een zorgdrager op het e-depot. In dit thema wordt gebruik gemaakt van de best practice aansluiten op het e-depot. Voor zowel zorgdrager als archiefbewaarder wordt helder wie voor welke activiteiten verantwoordelijk is.

Beheren & Preserveren gericht op het vastleggen en uitvoeren van de afgesproken beheer en preserveringswerkzaamheden. Welke activiteiten voert de archiefbewaarder uit en welke afstemming is er wanneer met de zorgdrager? Hoe wordt gerapporteerd en eventueel doorbelast? Veel aandacht gaat uit naar de voorwaarden waaronder gepubliceerd (ter beschikking gesteld) kan worden. Door het groeiend belang van privacybescherming en auteursrechtelijke kwesties, alsook de aansprakelijkheid hiervoor, is het noodzakelijk hierover goede afspraken met elkaar te maken.

Evalueren gericht op het evalueren van de dienstverlening aan burgers, gemeenten en particuliere archiefvormers. Hoe vaak worden welke collecties geraadpleegd? Is er behoefte aan nieuwe vormen van dienstverlening? Zo ja, welke zijn dat en willen we die leveren?

Uw profiel
U bent werkzaam bij een RHC en u wilt samen met uw zorgdragers de e-depot doelstellingen realiseren. U wilt als zorgdrager gezamenlijk met uw RHC voldoen aan archief wet- en regelgeving.

Duur workshop
2 dagen

Deelnemers
Aan de workshop nemen de volgende vertegenwoordigers deel:
– Een vertegenwoordiger van het RHC (verantwoordelijk voor verwerving)
– Een vertegenwoordiger van het RHC (verantwoordelijk voor beheer)
– Een functioneel beheerder per bronsysteem per gemeente
– De recordmanager van de gemeente
– Een ICT-medewerker / technisch applicatie beheerder
– De (beoogd) projectleider / medewerker verantwoordelijk voor het coördineren van de e-depot doelstellingen

De introductie en afronding wordt verzorgd door de directeur van het RHC en / of de gemeentesecretaris van één van de deelnemende organisaties.

Voorkennis
Deelnemers zijn bij voorkeur bekend met vigerende archief wet- en regelgeving en / of DUurzamelijke TOegankelijkheid (DUTO).

Kosten en Locatie
De kosten voor de tweedaagse workshop bedragen €7.500 euro excl. BTW en inclusief lunch en koffie op onze trainingslocatie in Woerden. Deze masterclass kan ook als in-company traject op maat gemaakt worden voor uw organisatie. Ook is het mogelijk een avonddeel toe te voegen dat specifiek is gericht op het ontwikkelen van duurzame persoonlijke relaties. Hiervoor worden aanvullende kosten in rekening gebracht.

Docenten
De docenten zijn allen senior e-depot adviseurs en hebben ervaring met alle aspecten van de organisatorische, technische en veranderkundige aspecten van de in gebruik name van een e-depot en zijn werkzaam bij Content Strategy en Dino4.