Brabants Historisch Informatie Centrum aangesloten op e-depot Nationaal Archief

7 juli 2016

Sinds woensdag 6 juli 2016 is het e-depot bij het BHIC in productie. Het BHIC heeft een eigen omgeving bij de centrale e-depot voorziening Preservica bij het Nationaal Archief. Primair is dit bedoeld voor rijksarchief, bijvoorbeeld afkomstig van Rijkswaterstaat of rechtbanken. Daarnaast kan ook archief worden opgenomen van organisaties die zijn aangesloten bij het BHIC vanuit een gemeenschappelijke regeling of op basis van een dienstverleningsovereenkomst.

Op dit moment lopen er twee aansluittrajecten: met de Provincie Noord-Brabant en met de gemeente Uden. Bij de Provincie gaat het o.a. om dossiers met ruimtelijke plannen en bij Uden gaat het om een serie gedigitaliseerde bouwvergunningen die overgedragen (want ouder dan 20 jaar) moet worden.

De komende tijd volgt nog een heel ontwikkeltraject. Hoewel het nu mogelijk is om digitaal archief op te nemen, kan het nog niet getoond worden op de website. Het komend jaar wordt het collectiebeheersysteem aangesloten op het e-depot, waardoor het archief in het e-depot toegankelijk wordt voor de organisatie (studiezaal) én voor de buitenwereld via de website.

Naast de twee organisaties waarbij het aansluittraject loopt, heeft zich inmiddels een derde organisatie gemeld met gedigitaliseerde bouwvergunningen die overgedragen moeten worden. De komende jaren zal steeds meer digitaal archief aangeboden worden om op te nemen in het e-depot. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat archiefdiensten in Brabant aansluiten bij het e-depot van het BHIC.

Voor de bij het BHIC aangesloten organisaties wordt nu geïnventariseerd hoe digitaal archief middels een export in het e-depot kan worden opgenomen. In de testomgeving van het e-depot zijn al dossiers uit Dimpact, Corsa en Join opgenomen. Aan de hand van de resultaten in de testomgeving kan bepaald worden welke werkzaamheden nodig zijn om op termijn een complete serie archief op te nemen dat voldoet aan de standaarden.

Het e-depot van het BHIC wordt alleen ingezet voor archief dat voor overbrenging in aanmerking komt. Vervroegde overbrenging is onder voorwaarden mogelijk. Uitplaatsing is niet mogelijk.

Bron: Jean-Luc Rouvroye
Adviseur bij Brabants Historisch Informatie Centrum


Tags: